סגירת סוף שנה

סגירת סוף שנה הן פעולות שמנהל חשבונות מבצע כדי להכין את ההנהלת חשבונות שבוצעה לביקורת רואה חשבון.

להלן עיקר הפעולות שיש לבצע:

אקטיב (מאזן יתרות חובה)

בנקים עו"ש: לוודא שיש התאמה לאישור יתרה רשמי של הבנק לסוף השנה. לבצע מיון כנגד המחאות לגבייה או שיקים לפרעון, במידת הצורך.
פקדונות בנקאיים: לוודא שיש התאמה לאישור יתרה רשמי של הבנק לסוף השנה. לבצע שערוך להכנסות ריבית, במידת הצורך.
עו"ש מט"ח ופקדונות מט"ח: לוודא שיש התאמה לאישור יתרה רשמי של הבנק לסוף השנה. לבצע שערוך להפרשי שער, במידת הצורך.
ניירות ערך סחירים: לוודא שיש התאמה לאישור יתרה רשמי של הבנק לסוף השנה. לבצע שערוך לכרטיס רווח/הפסד מניירות ערך, במידת הצורך.
לקוחות ביתרת חובה: לוודא שהיתרה נובעת מחוב שוטף (בדרך כלל מחודשים אוקטובר-דצמבר) ולשלוח לבעלים רשימה כדי לוודא שאכן הלקוחות חייבים כספים ושלא מדובר בחובות אבודים. לקוחות גדולים - להשיג כרטיס נגדי ולוודא התאמה.
קופת שיקים: לוודא שבקופה יש רק שיקים דחויים לשנה העוקבת.
כרטיסי אשראי לקוחות: לוודא התאמה לאישור יתרה של ויזה כאל/לאומיקארד/אמריקן/ישראכרט וכד'. להתאים כנגד לקוחות ששילמו בכרטיס אשראי.
הכנסות לקבל: אם ישנה יתרת פתיחה, לסגור אותה מול כרטיס "הכנסות לקבל יתרת פתיחה" ולקודד יחד עם הכנסות ברווח והפסד.
ספקים ביתרת חובה: לוודא שאכן מדובר במקדמה שוטפת או זיכוי שטרם מומש. אם היתרה נובעת מכך שחסרה חשבונית - להשיגה ולרשום הוצאות. אם מדובר ביתרות קטנות ששולמו בבנק/כרטיס אשראי, של ספקים מוכרים, ניתן לסגור כנגד רווח והפסד ללא חשבונית (וללא דרישת מע"מ).
מקדמות מס הכנסה: לוודא התאמה מול שאילתא 002,137, תחת טור זיכויים. במידה ששולמה מקדמה דצמבר בחודש ינואר העוקב, יש לרשום את המקדמה בסוף דצמבר כנגד הוצאות לשלם.
בעלי מניות ביתרת חובה: לשלוח את הכרטסת לבעלים ולוודא שהיתרות שנמשכו מהחברה אכן נכונות.
חברות קשורות ביתרת חובה: לוודא התאמה מול כרטיס נגדי של החברה הקשורה.
הוצאות מראש: אם ישנה יתרת פתיחה, לסגור אותה מול כרטיסי הוצאות מתאימים.
כרטיס אשראי הוצאות ביתרת חובה: חסרות חשבוניות, יש לקבלן ולרשום הוצאות בהתאם. יש לחייב בעלי מניות על תשלומים פרטיים בכרטיס אשראי.
מלאי: לעדכן יתרת סגירה בהתאם לרשימת מלאי מתומחרת: ח מלאי (מאזני), ז מלאי סגירה (תוצאתי).
רכוש קבוע: לוודא שרק נכסים מהותיים נרשמו בכרטיסי רכוש קבוע. הוצאות קטנות (למשל עד 1,000 ש"ח) יש לרשום כהוצאה שוטפת.

פאסיב (מאזן יתרות זכות)

משיכת יתר בבנק: לוודא שיש התאמה לאישור יתרה רשמי של הבנק לסוף השנה. לבצע מיון כנגד המחאות לגבייה או שיקים לפרעון, במידת הצורך.
הלוואות: לוודא שיש התאמה לאישור יתרה רשמי של הבנק לסוף השנה. לשערך כנגד הוצאות ריבית, במידת הצורך. להפריד בין הלוואות שייפרעו בתוך שנה לבין הלוואות לטווח ארוך יותר. עדיף כרטיס שונה לכל הלוואה.
המחאות לפרעון: לוודא שהכרטיס כולל רק שיקים דחויים לשנה העוקבת.
ספקים ביתרת זכות: לוודא שהיתרה נובעת מחוב שוטף (בדרך כלל מחודשים אוקטובר-דצמבר) ולשלוח לבעלים רשימה כדי לוודא שאכן הוא חייב כספים לספקים אלו. ספקים גדולים - להשיג כרטיס נגדי ולוודא התאמה.
מע"מ חו"ז: לוודא שהיתרה נובעת מהדיווח האחרון של דצמבר (או נובמבר-דצמבר), וכן החזרים צפויים שטרם התקבלו מדיווחים קודמים. לשם כך יש לרשום פק' יומן לסגירת יתרות מע"מ עסקאות ותשומות, רצוי כל חודש לפני הדיווח העוקב: ח מע"מ עסקאות, ז מע"מ תשומות רגילות/ציוד, ח/ז מע"מ חו"ז.
מע"מ עסקאות: אמור להיות מאופס, במידה ולא, לבדוק האם יתרה התאמת הכנסות לדיווחי מע"מ (ראה סעיף הכנסות).
מע"מ תשומות רגילות ומע"מ תשומות ציוד: אם יש מע"מ שטרם נדרש משנים קודמות, לסגור אותו כנגד כרטיס ביטול יתרות.
מוסדות בגין עובדים (מס הכנסה ניכויים, ביטוח לאומי ניכויים וקופות גמל): לוודא שמדובר בחוב בגין הדיווח/השכר האחרון.
עובדים: לוודא שמדובר ביתרת חוב שוטפת בגין השכר האחרון.
לקוחות ביתרת זכות: לוודא שאכן מדובר במקדמה שוטפת או זיכוי שטרם מומש. אם היתרה נובעת מכך שחסרה חשבונית - יש להנפיקה ולרשום הכנסות.
הוצאות לשלם: אם ישנה יתרת פתיחה, לסגור אותה מול כרטיסי הוצאות מתאימים או כרטיס מקדמות מס הכנסה של שנה קודמת, לפי הצורך.
הכנסות מראש: אם ישנה יתרת פתיחה, לסגור אותה מול כרטיס "הכנסות מראש יתרת פתיחה" ולקודד יחד עם הכנסות ברווח והפסד.
בעלי מניות ביתרת זכות: לשלוח את הכרטסת לבעלים ולוודא שהיתרות שניתנו לחברה כהלוואה אכן נכונות.
עודפים/הפסדים משנים קודמות: לוודא שהיתרה מתאימה לעודפים/הפסדים של שנה קודמת, לפי הדוחות הכספיים המבוקרים. אם לא, יש לוודא נכונות רישום יתרות הפתיחה, ובפרט סיווג של חשבונות מאזניים מול חשבונות תוצאתיים בעת ביצוע מעבר שנה בתוכנת הנח"ש.

רווח והפסד (תוצאתי)

הכנסות: לוודא התאמה מול דיווחים למע"מ (ESNA). אם יש חוסר התאמה, יש להגיש דוח מתקן למע"מ. כדאי לבדוק יתרת מע"מ עסקאות - חוסר התאמה עשוי לגרום לכרטיס זה להישאר פתוח, למרות שהוא אמור להתאפס בסוף השנה.
משכורות: לודא התאמה מול טופס 126 ודוח תמחיר מתוכנת השכר. יש לוודא התאמת סה"כ הוצאות ביטוח לאומי מעביד לסעיף 15 בטופס 126. יש לוודא התאמת סה"כ משכורות כולל שווי יתרות חובה (ללא שווי יתרות זכות) מול הסיכום של טור ד' בטופס 126. יש לוודא התאמת סה"כ הוצאות פיצויים, גמל, אכ"ע וקה"ל מול סה"כ בדוח תמחיר.
שכ"ד: לוודא שיש 12 חיובי שכירות.

שליחת חומרים לרואה חשבון

להלן רשימת הטפסים והאישורים הבסיסיים שיש להעביר לרואה חשבון בסוף השנה:

קובץ במבנה אחיד
מאזן בוחן מאוזן לסוף השנה
אישור יתרה בבנק
אישור יתרה מחברות אשראי לקוחות
רשימת שיקים בקופה בסוף השנה
כרטיסיים נגדיים של לקוחות וספקים גדולים, ושל חברות קשורות
שאילתא 002,137
דוח ESNA לשנה הנוכחית והשנה העוקבת
רשימת מלאי מתומחרת
העתקי חשבוניות של הוצאות גדולות ברכוש קבוע (כלי רכב, למשל)
טופס 126, דוח תמחיר ודוח שווי מתוכנת שכר
דוח הפרשה לחופשה מתוכנת שכר, במידה ויש
דוח הפרשה לפיצויים מתוכנת שכר וערך פידיון פיצויים מחברות הביטוח, במידה ויש

יצירת קשר

דניאל - המרכז לשכר והנהלת חשבונות בע"מ

משרד 338, קומה 3, התע"ש 20, כפר סבא

טלפון
09-771-0071
נייד
052-5454-813
דוא"ל
daniel@dann.co.il