בספירת המלאי יש לכלול גם מלאי שלא נמצא בעסק, כגון מלאי ב[[קונסיגנציה]], וכן מלאי שבדרך. בנוסף, יש לכלול מלאי גולמי, כגון מלאי שבתהליך הכנה ומלאי אריזה.
לשם ספירת המלאי, יש להיעזר בדפי ספירה. הדפים צריכים להיות ממוספרים, ויכללו את כל הפריטים, זיהוי וכמות. ניתן להדפיס דפים מראש, מתוך המערכת החשבונאית, לצרכי השוואה. סופר המלאי נדרש לחתום על דפי הספירה שלו.
ספירת המלאי משמשת לצורך קביעת ערך הקניות שרכשו על ידי העסק אך טרם נמכרו. יש להפחית ערך זה מעלות הקניות באותה שנה, משום שלא נמכרה. אם היה מלאי בשנה קודמת שלא נמכר, יש להוסיפו לקניות השנה. החישוב להלן מציג את עלות המכירות לשנה (המספרים להמחשה):